Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không tránh khỏi những sai sót khi tạo lập hóa đơn điện tử. Trước những vướng mắc đó, doanh nghiệp cần làm gì để xử lý những hóa đơn bị sai này một cách đơn giản, dễ dàng và hợp quy định.  

>>> Tổng hợp các câu hỏi và giải đáp liên quan đến hoá đơn điện tử

>>> Hóa đơn điện tử - Triển khai để tăng hiệu quả cho khối ngân hàng

Hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp và cơ quan quản lý thuế nhiều lợi ích thiết thực nhưng cũng giống như hóa đơn giấy, những sai sót khi lập hóa đơn như sai số lượng hàng hóa, đơn giá, mức thuế, tên công ty, địa chỉ…. là điều hầu như đơn vị nào cũng đã từng gặp phải.

Nhiều doanh nghiệp còn đang băn khoăn về cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai

Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Theo Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC, việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập được quy định cụ thể như sau:

• Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng, cung ứng dịch vụ hay trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện sai sót thì hóa đơn đó chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót.  

Áp dụng quy định trên vào thực tế, doanh nghiệp tham khảo 2 trường hợp xử lý sau đây để vận dụng vào tình huống cụ thể của đơn vị mình:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế.

Với trường hợp này, doanh nghiệp nên xử lý như sau:

• Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua.
• Hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua đã thỏa thuận.
• Hóa đơn điện tử đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định để phục vụ việc tra cứu của cơ quan chức năng khi có yêu cầu.
• Đồng thời, bên bán khi lập hóa đơn mới thay hóa đơn cũ sai sót thì trong hóa đơn mới cần kèm dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số, ký hiệu, ngày, tháng".

Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng quy định

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ nhưng người bán và người mua đã kê khai thuế.

Với trường hợp này thì không được hủy hóa đơn sai mà bên bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót và xử lý như sau:

• Lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót.
• Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
• Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số..., ký hiệu...
• Sau khi xuất Hóa đơn điều chỉnh thì cả 2 bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
• Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-) bởi đây là căn cứ để bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh số thuế giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào (nếu có).

Lưu ý: Nếu bên mua không phải là doanh nghiệp thì bên mua sẽ không có chữ ký số nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Vì vậy cả 2 bên có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy và cả 2 bên cùng ký chữ ký trực tiếp.

Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn cung cấp cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice với nhiều tính năng từ cơ bản đến nâng cao.

Phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice tích hợp đầy đủ các tính năng dành cho quy trình tạo lập và xuất hóa đơn theo yêu cầu của Tổng cục Thuế, hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Bên cạnh đó, phần mềm E-Invoice còn cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hoá đơn, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu của đơn vị mình lên hóa đơn.

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp cho doanh nghiệp phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice.

Thái Sơn tự hào là đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cho nhiều khách hàng trên cả nước bao gồm các thương hiệu lớn như Honda, Lotte, AEON, KFC, Samsung, DHL, Lazada, Golden Gate, CJ CGV, Unicharm, Grab Taxi, Viettinbank … và nhiều đơn vị khác trên toàn quốc.

Để tìm hiểu thêm về tính năng sản phẩm và hỗ trợ triển khai phần mềm, vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222
Website: https://einvoice.vn
Fanpage: Hóa đơn điện tử E - Invoice