Doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử không thể thiếu chữ ký số và chứng thư số. Hai khái niệm này khác nhau như nào là thắc mắc mà các doanh nghiệp quan tâm khi lần đầu chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử.

>>> Doanh nghiệp lưu ý: 5 trường hợp bị cơ quan thuế ngừng cấp mã hóa đơn điện tử

>>> Lưu ý về những thông tin cần đảm bảo để hóa đơn điện tử hợp lệ

>>> Hóa đơn điện tử tiết kiệm 70% thời gian cho kế toán các doanh nghiệp

Chữ ký số và chứng thư số là gì?

Khi tiến hành chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp gặp nhiều băn khoăn về việc sử dụng chữ ký số cũng như chứng thư số. Để giải quyết những khó khăn này, doanh nghiệp cần nắm rõ về bản chất và cách sử dụng chữ ký số cũng như chứng thư số.

Chữ ký số và chứng thư số là yếu tố không thể thiếu khi tạo lập hóa đơn điện tử

Khái niệm chữ ký số

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được hiểu một cách đơn giản giống như chữ ký viết tay dùng để xác nhận lời cam kết của một tổ chức, cá nhân nào đó và cá nhân, tổ chức đó phải chịu trách nhiệm trong văn bản mình đã ký và không thể chối bỏ được.

Chữ ký số dựa trên công nghệ mã hóa công khai RSA, ở đó mỗi người sẽ có một cặp khóa (key pair) gồm một khóa công khai gọi là Public Key và một khóa bí mật gọi là Private Key.

• Public key: Là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mã không đối xứng, được sử dụng để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.
• Private key: Là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mã không đối xứng được dùng để tạo chữ ký số.
• Ký số: Là việc đưa khóa bí mật vào một phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.

Ứng dụng của chữ ký số

Chữ ký số được dùng để xác nhận nội dung văn bản trong môi trường số, internet từ mẫu chữ ký viết tay. Các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số sẽ mã hóa chữ ký viết tay để tạo thành một chữ ký điện tử với độ bảo mật cao.

Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để kê khai thuế qua mạng, kê khai hải quan điện tử, giao dịch trong lĩnh vực bảo hiểm và ký điện tử vào hóa đơn điện tử.

Thiết bị thể hiện chữ ký số chính là USB Token – là thiết bị phần cứng (USB) dùng để tạo ra cặp khóa công khai và bí mật cũng như lưu trữ thông tin của khách hàng.

Chữ ký điện tử giúp xác thực hóa đơn điện tử của đơn vị phát hành

Khái niệm chứng thư số

Chứng thư số hay còn gọi là chứng thư điện tử về bản chất giống như chứng minh thư nhân dân hay hộ chiếu để xác nhận danh tính của một đối tượng nào đó trong môi trường của internet và máy tính được tổ chức dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp.

Chứng thư số là cặp khóa đã được mã hóa dữ liệu gồm thông tin công ty & mã số thuế của doanh nghiệp, những tài liệu này dùng để nộp thuế qua mạng, khai hải quan điện tử và thực hiện các giao dịch điện tử khác.

Một chứng thư số phải đảm bảo các thông tin sau đây:

• Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Tên của thuê bao
• Số hiệu của chứng thư số
• Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
• Khóa công khai của thuê bao (Public key)
• Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Một vài thông tin khác như: Các hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng chứng thư số…

Ứng dụng của chứng thư số

Chứng thư số được dùng để xác định danh tính của một đối tượng khi tham gia vào giao dịch điện tử dựa trên máy chủ xác thực danh tính. Sử dụng chứng thư số để nhận diện một máy chủ, một cá nhân hay là một số đối tượng khác và quan trọng là gắn định danh của đối tượng đó với một public key, được cấp bởi tổ chức có thẩm quyền xác định nhận danh và có quyền cấp chứng thư số.

Chứng thư số dùng để xác định danh tính của một đối tượng nào đó trong giao dịch điện tử

Sự khác nhau giữa chữ ký số và chứng thư số

Chứng thư số là cơ sở để các đối tác có thể xác định được chữ ký số đó có đúng và xác thực hay không.  Khi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp cho doanh nghiệp chứng thư số thì doanh nghiệp, người sử dụng mới được phép tạo ra chữ ký số.

Để chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn thì chữ ký số đó phải được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và có thể kiểm tra được bằng khóa công khai đã ghi trên chứng thư số đó.

Một cách giải thích dễ hiểu hơn về sự khác nhau giữa chữ ký số và chứng thư số như sau:

Khi mua chữ ký số và chứng thư số thì người mua phải chịu 2 khoản phí sau đây:

1. Phí mua TOKEN: Tiến hành mua chữ ký số thì người dùng phải mua thiết bị thể hiện chữ ký số là Token. Token đơn thuần chỉ là chiếc USB trống rỗng chưa thể gọi là chữ ký số.
2. Phí dịch vụ: Vì chứng thư số là cơ sở xác thực chữ ký số, do đó người dùng phải mua phí dịch vụ chứng thực chữ ký số từ nhà cung cấp và được cấp chứng thư số. Khi doanh nghiệp đã có chứng thư số, nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số sẽ nạp các thông tin liên quan đến doanh nghiệp vào Token và sinh ra một cặp khóa gồm khóa bí mật và khóa công khai. Khóa bí mật thực hiện việc ký số và khóa công khai giúp nhận dạng chữ ký số.  Khi Token đã được cấp chứng thư số thì token mới có khả năng tạo ra chữ ký số cho người sử dụng.

Chữ ký số và chứng thư số có vai trò như nào trong hóa đơn điện tử?

Để tạo được chữ ký số thì doanh nghiệp cần có chứng thư số. Chứng thư số doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin cần thiết như tên của thuê bao, số hiệu của chứng thư số, thời hạn có hiệu lực của chứng thư số….

Khi đã có chứng thư số, doanh nghiệp mới được phép tạo chữ ký số. Trên thực tế, doanh nghiệp đôi khi gặp phải vướng mắc khi khách hàng không có chữ ký số. Với trường hợp này liệu hóa đơn điện tử được lập giữa hai bên có hợp lệ hay không?

Trả lời cho câu hỏi trên, căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký số của người mua hàng với những trường hợp sau đây:

• Bên mua không phải là đơn vị kế toán
• Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu…

Như vậy, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng nhưng phải có chữ ký điện tử của người bán hàng.

Lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín

Được Tổng cục Thuế thẩm định, phần mềm hóa đơn điện tử E - Invoice do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp hiện đang là phần mềm đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết. Không chỉ vậy, phần mềm hóa đơn điện tử E - Invoice còn cung cấp đa dạng tính năng ưu việt trong đó phải kể đến tính năng xuất hóa đơn trên nhiều máy chỉ với 1 chữ ký số.

Phần mềm hóa đơn E – Invoice hỗ trợ xuất hóa đơn trên nhiều máy chỉ với một chữ ký số

Với những tính năng ưu việt và đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã và đang được nhiều đơn vị doanh nghiệp hàng đầu lựa chọn sử dụng với các tên tuổi như AEON, KFC, Lotte, Honda, Lazada, Grab, CJ CGV….

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222
Website: https://einvoice.vn
Fanpage: Hóa đơn điện tử E-Invoice

>>> Không bắt buộc phải có chữ ký khách hàng trên hóa đơn điện tử

>>> Hóa đơn điện tử có phải là ‘liều thuốc’ giải quyết khó khăn cho chuỗi siêu thị?